Sur le plan professionnel, la gestion des emails n’est pas forcément une tache aisée. Il faut satisfaire tous les interlocuteurs dans un temps raisonnable. Et pendant ce temps il faut bien avancer sur les dossiers en cours et en garder de surcroît pour l’analyse des données et la mise en place d’actions marketing par exemple qui en découlent. Alors commet gagner du temps dans la gestion des emails ? Voici 5 conseils qui permettent d’économiser quelques heures chaque semaine de travail…
1. Ne pas prendre trop de temps pour la gestion des emails
Ce conseil consiste à ne pas s’accorder trop de temps durant la journée pour réaliser une tache. Inconsciemment, si l’on s’octroie par exemple 1 heure par jour pour réponde aux emails, on doit se dépêcher et aller à l’essentiel. Tandis que si l’on s’accorde 2 heures, on prend plus de temps, on se surprend même à faire des recherches pour répondre de manière plus étoffée. Au final la productivité est réduite et, surtout si l’on est un freelance, on ne peut pas se le permettre. A la fin de la semaine cela représente plus d’une demi-journée perdue. Ce conseil s’adapte finalement à toutes les taches et on pas qu’à la gestion des emails.
2. Sous-traiter la gestion des emails
Là c’est certain le gain de temps est énorme. Mais il a un coût. En passant par des sociétés offshore on peut pour un budget raisonnable confier la sous traitance de la boîte mail. Attention cependant à donner des directives claires. Et il faut être conscient de la nécessité d’accompagner pendant un certain temps l’équipe ou la personne en charge de répondre aux emails. C’est donc un investissement qui peut être très rentable si le temps dégagé permet de gagner plus d’argent qu’il n’en réclame. Aussi la sous traitance permet de gagner du temps uniquement sur la partie «correspondance» pour des échanges simples. Pour la réalisation d’un devis par exemple qui nécessite de communiquer des informations plus techniques ou en tous cas plus pointues, il faudra bien s’en occuper, tout comme des clients les plus importants.
3. Automatiser le traitement des emails
Certains logiciels sont tellement aboutis, notamment la messagerie incluse dans un ERP, qu’il est possible de traiter de manière automatique une grande partie des emails. Bien sûr le traitement à 100% de la boîte mail est impossible. Mais par exemple une demande de rendez-vous est facilement identifiable et il suffit alors que le logiciel envoie automatiquement un message incluant le planning des disponibilités pour que l’interlocuteur choisisse la plage horaire qui lui convient le mieux. Et il y a un tas d’autres applications du même genre.
4. Regrouper les messageries en une seule
Avec des applications telles que Unipile, il est possible d’unifier toutes les adresses mail dans une seule et même interface. C’est très pratique. Et plusieurs de nombreuses fonctions comme celles de la création de dossiers et de labels permet de ranger automatiquement les mails. En fonction de certaines conditions, ils sont classés au bon endroit, généralement de la même façon que l’organisation en place dans l’ordinateur.
5. Se concentrer sur les emails rémunérateurs
On entend par là que l’on reçoit beaucoup de mails infructueux. Il s’agit le plus souvent de questions du type «quels sont vos horaires d’ouverture ?» ou bien «Comment faire pour renvoyer ma commande ?», etc… Hormis le fait qu’il est possible d’automatiser ce genre de messages, il est préférable de laisser passer un certain délai avant de répondre, sous peine d’établir des échanges qui n’en finissent pas, et d’habituer les interlocuteurs à obtenir une réponse rapide. Et le jour où ce n’est pas le cas, un sentiment de frustration et d’agacement s’empare d’eux. Aussi il est préférable de dépenser son temps sur les emails susceptibles de générer du chiffre d’affaires.
Le traitement des emails est consommateur de temps. Et c’est justement ce qu’il est possible d’éviter, ou du moins de réduire, en suivant ces 5 conseils et astuces ci-dessus !