Rédiger un cahier des charges

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Le cahier des charges (CDC) est un document utilisé dans le milieu professionnel, il a pour fonction de mettre par écrit les différents critères nécessaires à la bonne réalisation d’un projet. Le cahier des charges sert de document de référence et peut être distribué à l’ensemble des intervenants et équipes d’un projet qui pourront alors mieux en comprendre les tenants et aboutissants, ainsi que les objectifs à atteindre.

Un cahier des charges peut être formé sur la base d’un modèle type ou suivant une méthodologie assez commune qui permet d’obtenir de très bons résultats. C’est justement ce que nous allons voir dans la suite de cet article.

Quelle est la composition d’un bon cahier des charges ?

Pour être précis et permettre aux équipes de bien le comprendre, un cahier des charges doit comprendre plusieurs rubriques et éléments descriptifs qui devront être respectés pendant la durée projet. Globalement, voici la marche à suivre afin de constituer un cahier des charges efficace.

PARTIE 1 : Définir le contexte, le projet ,et les éventuelles problématiques

Définir le contexte d’un projet a son importance. Cela permet aux différents collaborateurs de comprendre quels sont les besoins, ainsi que les contraintes liées au projet.

Vous pouvez également profiter de cette mesure pour faire un point sur votre entreprise, son offre de produit et/ou de services, ainsi que vos objectifs. Cela pourra permettre à des intervenants externes de mieux se situer.

De façon générale, cette partie permettra de faciliter le dialogue entre les différentes équipes qui seront alors toutes sur la même longueur d’onde pour travailler. En effet, même si chaque département n’intervient que dans son propre champs d’intervention, la collaboration entre les différentes équipes n’en sera que simplifiée.

C’est un gain de temps, d’énergie, et de productivité qui sont à la clé.

PARTIE 2 : Expliquer les objectifs du projet

Expliquer les objectifs du projet est une étape capitale du cahier des charges. Cela permet au chef de projet d’exprimer ses attentes, ses besoins, ainsi que les résultats qui sont attendus.

Les objectifs doivent être précis et quantifiés. En aucun cas il ne doit y avoir une quelconque ambiguïté sur ce point afin que toutes les équipes puissent bien comprendre la finalité de leur travail individuel et commun.

N’oubliez pas que la précision d’un cahier des charges est un facteur essentiel qui orientera les équipes dans la bonne direction.

PARTIE 3 : Établir le périmètre du projet

Aussi appelée « zoning », ce chapitre permettra encore une fois à tous les intervenants de mieux comprendre le projet. Quels sont les collaborateurs concernés par le projet ? A quels clients s’adresse t-il ? Quelles sont les zones géographiques concernées ? Etc.

PARTIE 4 : Décrire les besoins fonctionnels du projet

Cette étape consiste à décrire les besoins du projet en termes de fonctionnalités. Il doit décrire quelles sont les différents objectifs du projet avec à chaque fois :

  • L’objectif à atteindre
  • La description de celui-ci
  • Les contraintes et règles à respecter pour chaque objectif
  • Les outils à utiliser
  • Le niveau de priorité de chaque tâche

Il s’agit la de créer la fiche de travail, ou le guide de votre projet. C’est l’une des étapes les plus importantes du cahier des charges. Elle doit être très claire, assez concise, et ne pas être encombrée de détails superflus.

PARTIE 5 : Fixer une enveloppe budgétaire

Cette partie du cahier des charges doit préciser le montant de l’enveloppe global du projet. Les ressources mobilisées par l’entreprise sont donc indiquées dans ce paragraphe.

C’est également le moment de préciser les budgets alloués à chaque département (marketing, créatif, commercial, …). Cela permettra à chaque équipe de mettre en place un plan d’action en fonction de leurs possibilités financières.

Concernant des intervenants externes, cela permettra de pouvoir établir des devis cohérents avec les besoins du projet.

PARTIE 6 : Mentionner le délai de réalisation du projet

Fixer des délais précis est essentiel dans la réalisation d’un projet. Cela permet de fixer une date, aussi appelée deadline, à laquelle le projet devra être présenté.

Dans le cas où vous souhaiteriez planifier un projet de grande envergure, des délais intermédiaires peuvent être fixés afin d’établir un planning plus précis et plus réaliste.

Des livraisons intermédiaires pourront alors être communiquées, ce qui permettra de vérifier l’avancée du projet au fur et à mesure.

En conclusion :

Le cahier des charges est un document très important en entreprise, et ce, dans de nombreux secteurs d’activité.

Il peut être utilisé en interne au niveau de l’entreprise et de ses collaborateurs, mais également en externe dans le cas où des intervenants extérieurs devraient intervenir sur le projet.

Dans tous les cas, l’objectif d’un cahier des charges est de fixer des points relatifs à des besoins, attentes et objectifs. Il permet de donner une orientation précise au projet, et bien sûr, de faire en sorte que ces derniers soient respectés.

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