Etablir une facture

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La facturation est une étape incontournable dans la vie d’une entreprise. La facture est un document comptable qui doit absolument être rédigé en bonne et due forme. En effet, une facture ne se remplit pas au hasard. Elle doit respecter un certain format et obligatoirement contenir certaines mentions légales qui sont obligatoires.

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur ce document, ainsi que sur la bonne façon de le créer, cet article est fait pour vous.

Qu’est-ce qu’une facture et à quoi sert-elle ?

Une facture est un document administratif officiel. Il s’agit d’un descriptif détaillé qui reprend les éléments ayant donné lieu à une transaction financière entre un vendeur, ou un prestataire, et son client.

Une facture doit être conservée pendant 10 ans, aussi bien par l’émetteur que par le destinataire qui doivent d’ailleurs posséder chacun un exemplaire.

Une facture est remise au client au moment où le contrat entre les deux partis est exécuté, c’est-à-dire, lorsqu’un produit est livré ou qu’une prestation est terminée.

Une facture a plusieurs rôles déterminants :

  • Il s’agit d’un document comptable et fiscal faisant office de justificatif aussi bien pour le professionnel que pour son client.
  • C’est aussi un justificatif commercial qui reprend de façon détaillée,les éléments contractuels validés entre le professionnel et son client.
  • Pour le client, la facture représente une preuve d’achat. Elle peut donc être utilisée dans le cadre d’une garantie de produit.
  • Pour le vendeur, la facture constitue une preuve juridique de transaction. La facture est alors l’équivalent d’un titre de créance pouvant être utilisée à son profit.

Une facture est donc bien plus qu’un simple document comptable. Elle peut tenir un rôle précis à de nombreuses occasions, et à ce titre, représente un document de première importance pour le vendeur comme pour le client.

Quels sont les cas de figure où une facture est obligatoire ?

Dès lors qu’une entreprise vend une prestation ou un bien à un client professionnel, il est obligatoire de créer et de remettre une facture. Un client est considéré comme étant un professionnel dès lors que l’achat intervient dans le cadre de son activité, quelle qu’en soit la nature (artisanale, libérale, commerciale, ou industrielle).

Concernant les particuliers et consommateurs divers non-professionnels, établir une facture n’est pas systématiquement obligatoire. Cela le devient uniquement dans les cas suivants :

  • Si la vente concerne une prestation de service dont le montant est supérieur ou égal à 25 euros TTC.
  • S’il s’agit de travaux qui concernent l’immobilier.
  • S’il s’agit de vente à distance (VAD) comme de la vente en ligne, par exemple, incluant des produits physiques.
  • S’il s’agit de vente incluant des produits d’occasion aux enchères publiques. Il peut s’agir notamment d’objets de collection, d’antiquités, ou encore, d’œuvres d’art.
  • Mais également pour tous types de vente dès lors que le client en fait la demande au vendeur.

L’obligation d’établir et de remettre une facture à ses clients dans les cas cités ci-dessus, est bien réelle. En cas de manquement à cette obligation, une amende pénale peut être appliquée.

Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture ?

Pour être valable, une facture doit être conforme. C’est-à-dire qu’elle doit répondre à un certain nombre de critères incluant l’inscription claire des mentions suivantes :

  • Le numéro de facture. Chacune de vos factures doit disposer d’un numéro unique qui correspond à une suite chronologique logique et continue.
  • La date d’émission. Une facture doit immédiatement être remise au client à la livraison de sa commande ou au terme du contrat le liant à votre entreprise. Un délai de 15 jours est toléré dans la limite d’1 mois grand maximum.
  • Les coordonnées complètes du client (nom et adresse).
  • La description exacte des produits et/ou services vendus (avec prix unitaire et quantité).
  • La date de livraison ou date de réalisation du contrat.
  • Les informations légales de l’entreprise.
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA (uniquement pour les factures supérieures à 150 euros HT).
  • Les frais annexes s’il y a lieu.
  • Le taux de TVA applicable (montant détaillé et montant total).
  • D’éventuelles réductions de prix.
  • Le prix total HT et le prix total TTC.

Attention, dans certains cas particuliers l’inscription de mentions particulières supplémentaires est nécessaire. Il s’agit de :

  • Pour un micro ou auto-entrepreneur, la mention : « TVA non-applicable selon l’article 293 B du Code Général des Impôts ».
  • Pour les artisans : les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique (condition de l’assurance professionnelle et garantie décennale).
  • Si le vendeur est membre d’une association agréée ou d’un centre de gestion, cela doit être mentionné sur la facture avec la précision suivante : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté »
  • Si la facture est établie entre deux professionnels, les mentions suivantes doivent figurer : date ou délai de règlement, conditions en cas de pénalité de retard, et indemnités de recouvrement.

Vous savez à présent tout ce qu’il y a à savoir sur la bonne façon de facturer vos clients.

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