Faire une lettre de relance d’impayés

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La lettre de relance d’impayés est un document administratif qui permet de signifier à un client qu’une facture à son nom n’a toujours pas été payée. Les manquements aux paiements de facture sont un problème qui peut arriver à toutes les entreprises. Or, pour les plus petites d’entre elles, cela peut causer de graves problèmes de trésorerie qui peuvent, dans certains cas, mener à la faillite.

Ainsi, si vous avez besoin d’avoir recours à un tel courrier, ou si vous souhaitez vous prémunir en sachant tout de la lettre de relance d’impayé, cet article est fait pour vous !

Quels sont les intérêts de la lettre de relance d’impayés ?

Bien entendu, il n’est jamais agréable de devoir relancer ses clients concernant un manquement au paiement d’une facture. Mais une entreprise ne peut en aucun cas se permettre de faire des avances de trésorerie à ses clients, alors que le contrat est terminé et remplis.

Dans la grande majorité des cas, il peut s’agir uniquement d’un simple oubli de la part du client. Dans ce cas, la lettre de relance pour impayé reste bien heureusement, une façon cordiale d’établir le contact avec un client pour lui rappeler ce retard et l’inciter à résoudre la situation au plus vite.

D’un autre côté, la lettre de relance est une forme de rappel suffisamment ferme pour créer une réaction auprès de son destinataire, sans pour autant que la relance ne soit perçue comme une forme d’affront de la part de l’entreprise envers son client.

Enfin, la lettre de relance pour impayés peut être l’occasion de détecter un éventuel litige entre l’entreprise et le client. Lorsque c’est le cas, l’entreprise est alors en mesure de réagir au plus vite.

Bon à savoir : en cas d’impayé, la lettre de relance ne doit pas être la seule méthode à utiliser pour contacter ses clients. Un appel téléphonique aux mauvais payeurs permet également d’avoir un contact direct et franc susceptible de résoudre la situation rapidement. Le SMS et le mail représentent deux autres solutions moins formelles qui permettent de relancer des clients et qui peuvent être complémentaires à une relance courrier. Dans tous les cas, veillez toujours à bien conserver une trace des relances envoyées.

Quelles sont les meilleures astuces pour une lettre de relance efficace ?

Une lettre de relance ne doit pas être rédigée au hasard. Elle doit être correctement conçue afin d’être concise, précise, et percutante. Son objectif est d’encourager la réactivité de vos clients, afin que ceux-ci règlent leur facture au plus vite.

Voici donc quelques conseils afin de bien rédiger vos lettres de relance pour impayés :

  • Rester courtois. C’est la règle la plus importante. Que vous soyez ou non irrité par ce manquement, vous ne devez en aucun cas manquer de courtoisie dans votre courrier.
  • Indiquer l’objet de votre courrier. Pourquoi la relance est-elle adressée à votre client ? Ce dernier doit pouvoir distinguer clairement les raisons de l’envoi de ce courrier. Numéro de commande, date de livraison du produit ou de la prestation de service effectuée, numéro de facture, etc. Autant de données qui doivent figurer dans votre lettre.
  • Joindre les duplicatas des factures concernées. Si le client a égaré sa facture originale, cela lui permettra d’avoir tous les détails concernant le règlement à effectuer.
  • Préciser la date de relance. Il s’agit d’un élément factuel très important, d’autant plus si la situation venait à empirer jusqu’à évoluer en contentieux. C’est pour l’entreprise une preuve des dates et du nombre de fois où le client a été relancé, et donc preuve de sa mauvaise foi.
  • Indiquer les mesures qui seront engagées en cas de non-paiement des soldes impayés. Afin que le client comprenne bien ce qui l’attend s’il ne règle pas volontairement et rapidement sa facture, il convient de lui indiquer ce qui se passera dans un deuxième temps. Pénalité de retard, procédure de recouvrement, etc.

En outre, il est conseillé d’envoyer une relance pour impayé via un pli recommandé. D’une part, cela aura plus d’impact sur le destinataire, et ensuite cela constitue une preuve de remise en main propre en cas de procédure juridique.

Nos meilleures astuces pour des lettres de relance plus efficaces

Afin de simplifier vos procédures de relance, il existe quelques bonnes astuces à connaître. Des astuces qui vous permettront de gagner en temps et en efficacité, un aspect non-négligeable dans une entreprise.

  • Lettre de relance automatique pour facture impayée. L’utilisation d’un logiciel professionnel de gestion est une excellente manière d’optimiser la facturation et le suivi des paiements de vos clients. En cas d’impayé, le logiciel préalablement paramétré vous permettra de lancer l’impression de vos lettres de relance personnalisées prêtes-à-imprimer. Il ne vous restera alors qu’à poster votre lettre de relance et ainsi gagner un temps précieux. Vous pourrez également en profiter pour relancer votre client par mail, afin d’optimiser vos chances de récupérer votre règlement rapidement.
  • Envoyer des lettre de relance en recommandé grâce aux services de La Poste en ligne. Plutôt que d’avoir à vous déplacer et perdre beaucoup de temps lors de vos procédures de relance, utiliser les services postaux en ligne se révélera bien plus rapide et efficace.
  • Télécharger vos modèles de lettre de relance directement en ligne. En effet, de nombreux sites proposent des lettres de relance type qui vous permettront de gagner du temps au niveau rédactionnel.

En conclusion :

La lettre de relance est un courrier important et nécessaire dans le cas où un ou plusieurs de vos clients ne vous paieraient pas dans les temps.

Une dernière question subsiste : que faire si à la suite de la relance, le client ne vous paie toujours pas ? Plusieurs solutions sont possibles, et aujourd’hui les entreprises bénéficient d’une bonne protection en cas de factures impayées.

Pénalités de retards facturées en sus, procédure d’injonction de paiement, procédure de recouvrement de créances, etc. Les possibilités sont nombreuses et nécessiteront parfois l’intervention d’un professionnel comme un huissier de justice ou encore un avocat.

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