La lettre de relance d’impayés est un document administratif qui permet de signifier à un client qu’une facture à son nom n’a toujours pas été payée. Les manquements aux paiements de facture sont un problème qui peut arriver à toutes les entreprises. Or, pour les plus petites d’entre elles, cela peut causer de graves problèmes de trésorerie qui peuvent, dans certains cas, mener à la faillite.
Ainsi, si vous avez besoin d’avoir recours à un tel courrier, ou si vous souhaitez vous prémunir en sachant tout de la lettre de relance d’impayé, cet article est fait pour vous !
Quels sont les intérêts de la lettre de relance d’impayés ?
Bien entendu, il n’est jamais agréable de devoir relancer ses clients concernant un manquement au paiement d’une facture. Mais une entreprise ne peut en aucun cas se permettre de faire des avances de trésorerie à ses clients, alors que le contrat est terminé et remplis.
Dans la grande majorité des cas, il peut s’agir uniquement d’un simple oubli de la part du client. Dans ce cas, la lettre de relance pour impayé reste bien heureusement, une façon cordiale d’établir le contact avec un client pour lui rappeler ce retard et l’inciter à résoudre la situation au plus vite.
D’un autre côté, la lettre de relance est une forme de rappel suffisamment ferme pour créer une réaction auprès de son destinataire, sans pour autant que la relance ne soit perçue comme une forme d’affront de la part de l’entreprise envers son client.
Enfin, la lettre de relance pour impayés peut être l’occasion de détecter un éventuel litige entre l’entreprise et le client. Lorsque c’est le cas, l’entreprise est alors en mesure de réagir au plus vite.
Bon à savoir : en cas d’impayé, la lettre de relance ne doit pas être la seule méthode à utiliser pour contacter ses clients. Un appel téléphonique aux mauvais payeurs permet également d’avoir un contact direct et franc susceptible de résoudre la situation rapidement. Le SMS et le mail représentent deux autres solutions moins formelles qui permettent de relancer des clients et qui peuvent être complémentaires à une relance courrier. Dans tous les cas, veillez toujours à bien conserver une trace des relances envoyées.
Quelles sont les meilleures astuces pour une lettre de relance efficace ?
Une lettre de relance ne doit pas être rédigée au hasard. Elle doit être correctement conçue afin d’être concise, précise, et percutante. Son objectif est d’encourager la réactivité de vos clients, afin que ceux-ci règlent leur facture au plus vite.
Voici donc quelques conseils afin de bien rédiger vos lettres de relance pour impayés :
- Rester courtois. C’est la règle la plus importante. Que vous soyez ou non irrité par ce manquement, vous ne devez en aucun cas manquer de courtoisie dans votre courrier.
- Indiquer l’objet de votre courrier. Pourquoi la relance est-elle adressée à votre client ? Ce dernier doit pouvoir distinguer clairement les raisons de l’envoi de ce courrier. Numéro de commande, date de livraison du produit ou de la prestation de service effectuée, numéro de facture, etc. Autant de données qui doivent figurer dans votre lettre.
- Joindre les duplicatas des factures concernées. Si le client a égaré sa facture originale, cela lui permettra d’avoir tous les détails concernant le règlement à effectuer.
- Préciser la date de relance. Il s’agit d’un élément factuel très important, d’autant plus si la situation venait à empirer jusqu’à évoluer en contentieux. C’est pour l’entreprise une preuve des dates et du nombre de fois où le client a été relancé, et donc preuve de sa mauvaise foi.
- Indiquer les mesures qui seront engagées en cas de non-paiement des soldes impayés. Afin que le client comprenne bien ce qui l’attend s’il ne règle pas volontairement et rapidement sa facture, il convient de lui indiquer ce qui se passera dans un deuxième temps. Pénalité de retard, procédure de recouvrement, etc.
En outre, il est conseillé d’envoyer une relance pour impayé via un pli recommandé. D’une part, cela aura plus d’impact sur le destinataire, et ensuite cela constitue une preuve de remise en main propre en cas de procédure juridique.
Nos meilleures astuces pour des lettres de relance plus efficaces
Afin de simplifier vos procédures de relance, il existe quelques bonnes astuces à connaître. Des astuces qui vous permettront de gagner en temps et en efficacité, un aspect non-négligeable dans une entreprise.
- Lettre de relance automatique pour facture impayée. L’utilisation d’un logiciel professionnel de gestion est une excellente manière d’optimiser la facturation et le suivi des paiements de vos clients. En cas d’impayé, le logiciel préalablement paramétré vous permettra de lancer l’impression de vos lettres de relance personnalisées prêtes-à-imprimer. Il ne vous restera alors qu’à poster votre lettre de relance et ainsi gagner un temps précieux. Vous pourrez également en profiter pour relancer votre client par mail, afin d’optimiser vos chances de récupérer votre règlement rapidement.
- Envoyer des lettre de relance en recommandé grâce aux services de La Poste en ligne. Plutôt que d’avoir à vous déplacer et perdre beaucoup de temps lors de vos procédures de relance, utiliser les services postaux en ligne se révélera bien plus rapide et efficace.
- Télécharger vos modèles de lettre de relance directement en ligne. En effet, de nombreux sites proposent des lettres de relance type qui vous permettront de gagner du temps au niveau rédactionnel.
Le recouvrement fait partie du contrat d’assurance-crédit
Au cours de votre vie professionnelle, vous serez sans doute confronté à des impayés. Vous devrez faire appel à des spécialistes pour être certain de retrouver rapidement la somme due. Par contre, il est possible de souscrire une assurance-crédit qui sera dédiée au recouvrement de créances commerciales. Vous serez un peu plus serein grâce à un tel contrat. Il s’agit d’un service essentiel que vous ne devez pas mettre de côté.
- En passant par un expert, vous aurez une protection en France et à l’international.
- La stratégie de recouvrement est primordiale notamment pour vous permettre de retrouver rapidement les sommes.
En étant accompagné par des professionnels, vous aurez un taux de réussite beaucoup plus élevé.
Il sera même possible d’avoir recours à un recouvrement à l’amiable. Cela évite des frais supplémentaires et une attente interminable. Cette entreprise a pu traiter près de 1700 dossiers.
Pourquoi confier le recouvrement des créances à cet expert ?
Si vous avez des doutes, il suffit de s’attarder sur les points forts de cette méthode. En effet, confier le recouvrement à des professionnels vous permet de gagner du temps. Vous vous concentrez sur votre activité, cela permet d’accroître la productivité et le chiffre d’affaires. De plus, déléguer cette tâche est efficace pour gagner en sérénité.
Certains dossiers avec des recouvrements peuvent générer du stress et de l’anxiété, c’est pour cette raison que nous vous conseillons de faire appel à un tel professionnel. De plus, il maîtrise tous les recours et il saura choisir le meilleur en fonction de la situation. Vous préservez aussi vos relations commerciales. Si une entreprise n’a pas payé une facture, vous pourrez tout de même continuer à travailler avec celle-ci.
Par contre, si les recours classiques ne fonctionnent pas, l’entreprise qui est en charge du recouvrement pourra effectuer des démarches judiciaires. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de ce professionnel pour qu’il puisse vous présenter le service.
Le recouvrement des créances est finalement simple
La première étape est dédiée à un recouvrement amiable. C’est la meilleure solution pour avoir une bonne entente avec les collaborateurs. De plus, vous pourrez plus facilement retrouver les sommes. Dans le cas contraire, des procédures judiciaires devront être envisagées et cela peut être un peu plus complexe à gérer. C’est aussi pour cette raison que nous vous conseillons de joindre cette entreprise.
En conclusion :
La lettre de relance est un courrier important et nécessaire dans le cas où un ou plusieurs de vos clients ne vous paieraient pas dans les temps.
Une dernière question subsiste : que faire si à la suite de la relance, le client ne vous paie toujours pas ? Plusieurs solutions sont possibles, et aujourd’hui les entreprises bénéficient d’une bonne protection en cas de factures impayées.
Pénalités de retards facturées en sus, procédure d’injonction de paiement, procédure de recouvrement de créances, etc. Les possibilités sont nombreuses et nécessiteront parfois l’intervention d’un professionnel comme un huissier de justice ou encore un avocat.