Après une réunion, il est important de garder une trace écrite des échanges qui ont eu lieu. Cela permet de conserver une trace écrite de ce qu’il a été dit pendant la réunion. C’est ce que l’on appelle le compte-rendu de réunion. Il permet à la réunion d’être plus productive en assurant la pérennité des informations diffusées et des décisions prises par le groupe de travail.
Voici tout ce que vous devez savoir sur ce document très utilisé en entreprise et particulièrement utile pour gagner en performance et en efficacité.
Qu’est ce qu’un compte rendu et à quoi sert-il ?
Le compte-rendu constitue un résumé clair qui permet d’éviter les oublis et / ou mauvaises interprétations de ce qui s’est dit, ainsi que des décisions qui ont été prises pendant une réunion.
Afin d’être précis, il est toujours conseillé de rédiger le compte-rendu directement après la réunion sur la base de notes prises pendant celle-ci. De la même façon, le rapport doit être rapidement distribué à tous les collaborateurs concernés, afin que les informations soient encore fraîches dans leur esprit. C’est-à-dire dans les 48, voire 36 heures qui suivent le meeting, au maximum.
La fin d’une réunion constitue alors le point de départ d’un nouveau travail. C’est ce que l’on appelle la phase d’action. Cette phase consiste à mettre en œuvre et mener à bien les objectifs fixés pendant la réunion. Il peut s’agir de tâches opérationnelles ou de réflexion autour de divers points évoqués pendant la réunion.
Le format d’un compte-rendu à également son importance. Un compte-rendu est en effet une retranscription concise et précise des échanges. Il ne s’agit en aucun cas de réaliser un compte-rendu de la réunion mot à mot. Le tout doit cependant être bien structuré afin d’être lisible et bien compris par tous les collaborateurs.
Comment établir un compte-rendu de réunion efficace ?
Rédiger un compte-rendu de réunion n’a rien de sorcier. Il suffit simplement de respecter une structure précise et efficace. Voici en quelques points les principaux critères à mentionner dans un compte-rendu :
- L’objectif de la réunion.
- La date du meeting.
- La liste des collaborateurs présents, ainsi que leur fonction dans l’entreprise.
- La liste des collaborateurs non-présents mais qui devront prendre connaissance du compte-rendu, eu égard à leur fonction, comme un supérieur hiérarchique, par exemple.
- La liste des sujets évoqués pendant la réunion, comprenant :
- - un résumé des discussions pour chaque sujet.
- - les conclusions et décisions prises pour chaque problématique évoquée.
- - la liste des actions à mener ainsi que le nom des collaborateurs ou départements qui les prendront en charge.
- La date et le lieu de la prochaine réunion prévue.
- D’éventuels commentaires pertinents concernant la réunion. Des commentaires qui peuvent être des remarques positives ou au contraire évoquer des points à améliorer.
Étant donné que le compte-rendu s’adresse à plusieurs collaborateurs, il ne doit bien sûr pas contenir de remarques personnelles. Il consiste simplement à retranscrire de façon fidèle les discussions qui ont eu lieu pendant la réunion.
Il ne faut pas oublier que le compte-rendu est un document de groupe et non un document personnel.
Astuce : pour gagner en efficacité, il est possible de créer un document numérisé reprenant l’ensemble de ces points de façon structurée. Ainsi, lors de prochaines réunions, il ne vous restera plus qu’à remplir des espaces vides. Un gain de temps et d’énergie inestimable, qui vous permettra de mieux vous concentrer pendant le meeting.
Que faire après avoir rédigé un compte-rendu ?
Afin de s’assurer de la bonne cohérence, de la clarté, et de la pertinence des propos rapportés dans le compte-rendu, il est conseillé de le faire relire à une tierce personne.
Il peut s’agir d’un collègue ou d’un supérieur hiérarchique qui pourra le valider et autoriser sa diffusion à l’ensemble des collaborateurs concernés.
Suite au rapport de la réunion, la phase d’action et de réalisation pourra débuter sur la base des décisions prises pendant cette concertation.
Compte rendu de réunion : Comment externaliser la création de compte rendu à une agence ?
Dans le monde professionnel contemporain, la nécessité de conserver une trace écrite des décisions prises lors des réunions s’est imposée comme une norme incontournable. L’élaboration d’un compte rendu fidèle, précis et professionnel est donc devenue essentielle. Face à la multiplication des tâches et à la complexité grandissante des échanges, nombreux sont les organismes qui choisissent d’externaliser cette responsabilité. Mais comment procéder pour trouver un prestataire de qualité ?
Opter pour une externalisation signifie confier la rédaction de ces documents essentiels à des experts. Ce choix offre un gain de temps inestimable pour les entreprises, leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier. La tâche de rédaction, bien que cruciale, demande des compétences spécifiques et une attention de tous les instants pour capturer l’essence des discussions.
Exanote, agence spécialisée dans la rédaction de procès-verbaux et de comptes rendus, se positionne comme une référence dans ce domaine. Avec une équipe de rédacteurs qualifiés, l’agence garantit des documents d’une qualité irréprochable, reflétant fidèlement les échanges et décisions. Fiabilité, discrétion et expertise sont les maîtres-mots d’Exanote, offrant ainsi une solution optimale aux entreprises en quête d’excellence.
La démarche pour collaborer avec Exanote est simplifiée. Après une prise de contact et une compréhension approfondie des besoins spécifiques de l’entreprise, l’agence propose un accompagnement sur mesure. Qu’il s’agisse de réunions ponctuelles ou d’un besoin récurrent, Exanote adapte ses prestations, assurant une fluidité dans le processus. Les entreprises bénéficient alors de comptes rendus soignés, détaillés, livrés dans des délais compétitifs.
Le monde professionnel évolue, et avec lui les méthodes pour assurer une documentation rigoureuse. Externaliser la rédaction de comptes rendus à une agence telle qu’Exanote est une option judicieuse, garantissant qualité, efficacité et sérénité.
En conclusion :
Vous l’aurez compris, le plus important en ce qui concerne le compte-rendu reste la retranscription objective des faits évoqués pendant la réunion.
Il faut également que la rédaction soit concise, précise, et bien organisée, car le compte-rendu est un document de travail que plusieurs collaborateurs utiliseront pour travailler.