L’accueil téléphonique est la première impression donnée à des clients, des fournisseurs, à toutes personnes qui contactent une entreprise. Ce premier contact est ainsi et, pour ainsi dire, la vitrine de l’entreprise. Le plus souvent, un standard est de mise dans les entreprises, une personne est responsable et disponible pour répondre au téléphone. Mais en dehors des heures et jours d’ouverture ou pour une raison exceptionnelle, il est utile pour l’entreprise d’avoir un serveur vocal qui renvoie un message d’accueil téléphonique.
Réaliser un bon message d’accueil téléphonique professionnel est donc très important. Le message d’accueil téléphonique enregistré pour une entreprise est destiné au serveur vocal interactif de celle-ci. Pour un message professionnel, le ton reste primordial. Le message doit être enjoué et rassurant. Ce message peut être personnalisé.
Pour réaliser un bon message d’accueil téléphonique, puisque c’est ce qui nous intéresse dans cet article voici quelques conseils simples.
Les conseils pour réaliser un message d’accueil téléphonique professionnel
Pour réaliser un message d’accueil téléphonique professionnel, il est utile de prendre en considération ce qui suit :
- Le premier conseil consiste à stipuler clairement le nom de l’entreprise dans le message d’accueil téléphonique, un numéro de téléphone et une adresse mail. De cette manière, l’interlocuteur sait de suite qu’il ne s’est pas trompé de numéro de téléphone.
- Ensuite, il est nécessaire de considérer que ce message d’accueil téléphonique doit être clair et concis. Les phrases doivent être courtes et simples.
- Bien sûr, les annonces doivent être claires et compréhensibles. Le ton doit être constant, enjoué. Une bonne articulation, pour une meilleure compréhension est aussi très importante. Il est nécessaire pour l’enregistrement du message de parler la tête haute pour une bonne élocution et un message clair.
- Si l’entreprise opte pour un accueil individualisé, ce qui peut prendre en compte un numéro client par exemple, il sera donc nécessaire de relier le système d’information de l’entreprise au serveur vocal de celle-ci.
De ce fait, le message devient ultra-personnalisé, il permet même de reconnaître le client. - Il est bien de stipuler les jours et horaires d’ouvertures de l’entreprise, de même, des coordonnées comme une adresse email ou un numéro de téléphone, selon les cas.
Un message téléphonique se présente sous différentes formes, voici quelques exemples :
Pour un message généraliste :
“Bonjour, bienvenue chez (nom de l’entreprise)” nous vous remercions de votre appel…”.
Pour un message plus personnalisé :
“Bonjour Mr ou Mme….nous sommes ravis de vous accueillir et nous sommes à votre écoute pour répondre à vos questions chez (nom de l’entreprise)…”.
Par ailleurs, le message téléphonique rappelle les horaires d’ouvertures pour toutes les personnes qui peuvent appeler en dehors de ces horaires, il est possible aussi de donner l’opportunité à l’interlocuteur de laisser un message vocal en précisant le motif de l’appel, le nom et numéro de téléphone que l’entreprise pourra rappeler.
Dans ces conditions, le message peut se présenter comme suit :
“Bonjour, bienvenue chez (nom de l’entreprise), nous vous remercions de votre appel. Nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi de 9 h 00 à 18 H 00, merci de laisser votre message en précisant vos coordonnées et l’objet de votre appel, nous vous recontacterons au plus vite”…
Le message d’accueil téléphonique efficace
L’attente téléphonique interminable n’est jamais appréciée. Il est donc utile de limiter au maximum le délai d’attente des appelants. Une bonne façon de faire patienter les personnes qui appellent est de diffuser une musique agréable et un message précis qui permet de faire patienter l’appelant.
En dehors des jours et horaires de l’entreprise, l’interlocuteur dispose ainsi et immédiatement de ces informations, il peut avoir la possibilité de laisser un message afin d’être rappelé, ou il peut être invité à rappeler pendant les jours et heures d’ouverture de l’entreprise.
Un bon enregistrement est essentiel pour un message d’accueil téléphonique agréable à écouter. Pour ce faire, il est possible d’avoir recours aux services d’un studio d’enregistrement professionnel. Ce genre de service reste à la portée de toute entreprise, ce n’est pas un service qui coûte très cher. Par ailleurs, ces studios peuvent vous aider pour vos messages en pré-décroché, un message répondeur pour téléphone fixe ou portable, pour vos messages d’attente ou pour vos messages destinés à un serveur vocal interactif.
L’enregistrement peut être fait par soi-même et dans ces conditions, il faut être un minimum équipé. Il faut enregistrer dans un environnement adéquat, insonorisé, et, il faut s’entraîner avant de s’enregistrer. Par ce biais vous pouvez faire preuve de créativité et d’originalité pour un message qui se démarque de vos concurrents.
Globalement, il ne faut pas qu’un message dépasse 25 secondes. Un message interminable lasse très vite la personne qui appelle.
Le message doit toujours se finir et commencer par une formule de politesse, ça va de soi !
L’importance d’un accueil téléphonique via serveur vocal est essentielle pour toute entreprise qui se respecte. Toutefois, il est essentiel aussi d’avoir un message d’accueil bien réalisé. En suivant les différents conseils donnés dans cet article, vous pourrez faire valoir un message d’accueil téléphonique professionnel.