Une fiche de paie est un document officiel qui entre systématiquement en compte dans la gestion d’une entreprise ayant des salariés. Pour un dirigeant, la mise en place d’un système de fiche de paie performant peut être un peu complexe dans les premiers temps.
En effet, de nombreuses mentions doivent y figurer, et il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Il s’agit :
- Du montant du salaire
- Des cotisations salariales
- Des cotisations patronales
- Des mentions obligatoires
- Des mentions facultatives
Afin que la constitution d’une fiche de paie soit plus claire, nous vous proposons ici une fiche méthodologique dédiée.
Le salaire sur une fiche de paie
Une fiche de paie a pour fonction première d’indiquer de façon précise les chiffres liés au salaire d’un employé. Ainsi, elle récapitule de façon précise les sommes versées à titre de salaire. Sa remise est systématique à chaque fois qu’une entreprise verse un salaire à un salarié qu’elle emploie de façon permanente ou ponctuelle.
Une fiche de salaire comporte plusieurs mentions de salaire, à savoir : le salaire net (montant versé au salarié) et le salaire brut (montant du salaire net + charges salariales). À noter que le salaire brut est le montant négocié lors d’un entretien d’embauche, et celui indiqué dans le contrat de travail.
Ainsi, une fiche de paie doit comporter plusieurs mentions salariales, à savoir :
- Le salaire mensuel brut
- La période d’exercice
- Le nombre d’heures de travail + les éléments variables (primes, etc.)
Le salaire brut sert toujours de base au calcul pour obtenir le salaire net d’un employé.
On l’obtient en effectuant le calcul suivant :
Nombre d’heures conventionnelles x taux horaire brut + nombre d’heures majorées x taux horaires majorés
Pour ensuite obtenir le salaire net, il suffit de soustraire l’ensemble des cotisations sociales du salaire brut.
Les cotisations patronales sur une fiche de paie
Une entreprise doit payer des charges patronales importantes et obligatoires qui ne sont pas inclues dans le salaire brut. Celles-ci représentent un montant atteignant en moyenne 44 % du salaire brut et donc 82 % du salaire net.
Les cotisations patronales sont en outre soumises à plusieurs fluctuations en fonction :
- Des réductions de cotisations sociales sur les salaires bas.
- De divers coûts ou retenues accessoires comme les prévoyances complémentaires, les mutuelles, les tickets restaurants, etc.
- Des effets de plafond.
Les cotisations salariales sur une fiche de paie
Les cotisations salariales sont prélevées sur le salaire brut et mentionnées sur la fiche de paie. Elles sont de l’ordre de 22 %. Ces cotisations ont pour objectif d’assurer la protection sociale du salarié. Elles se composent des éléments suivants :
- L’assurance maladie
- L’assurance vieillesse
- Le chômage
- La retraite complémentaire
- La mutuelle de l’entreprise
- La prévoyance décès ou invalidité
Un salarié ne peut pas payer directement ses cotisations salariales. Celles-ci sont versées aux organismes concernés de façon indirecte. L’employeur les prélève sur le salaire brut et les reverse dans un second temps.
Une fiche de paie doit mentionner les montants et la nature des cotisations salariales.
Les mentions obligatoires sur une fiche de paie
Plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur une fiche de paie, quel que soit le type de contrat. Parmi celles-ci, on retrouve principalement :
- Les coordonnées complètes de l’employeur.
- Les coordonnées complètes de l’employé.
- La qualification et la classification de l’employé.
- Les références URSSAF de l’employeur.
- Les dates des congés payés.
- Le montant et la nature d’éventuels compléments de salaire (primes, avantages en nature, etc.).
- Une mention précisant à l’employé de conserver obligatoirement sa fiche de paie.
Les mentions facultatives sur une fiche de paie
Un employeur peut décider de faire figurer certains éléments complémentaires sur une fiche de paie mensuelle. Cela concerne généralement :
- Le détail des cotisations patronales.
- Le récapitulatif annuel.
Bon à savoir : toute mention relative au droit de grève est formellement interdite sur une fiche de paie, et ce même si le salarié dispose du titre de représentant ou délégué du personnel.
Quelles sont les conditions de remise d’une fiche de paie ?
Une fiche de paie peut être remise à l’employé selon plusieurs modes :
- Par voie postale
- En main propre
- Par courrier électronique (uniquement avec l’accord du salarié)
Les fiches de paie doivent obligatoirement être remises au salarié de façon régulière. Le cas échéant, l’employeur s’expose à une amende ainsi qu’à des dommages et intérêts.
Pourquoi une fiche de paie est-elle si importante ?
Une fiche de paie est importante à la fois pour l’employeur et pour l’employé. Une copie doit être obligatoirement conservée par chacun d’entre eux.
D’une part, de nombreux organismes peuvent demander aux salariés de justifier leur salaire en présentant les fiches de paie dans le cadre de la constitution de dossiers divers (prêt, retraite, etc.). La fiche de paie représente aussi une protection qui permet au salarié de justifier les montants des salaires perçus au moment des déclarations, notamment, auprès des impôts ou de la CAF, par exemple.
De son côté, l’employeur dispose d’un justificatif à fournir aux différents organismes et administrations au besoin. Cela lui permet également de justifier que l’entreprise est parfaitement en règle avec ses salariés. La fiche de paie représente enfin un outil de gestion essentiel qui regroupe l’ensemble des informations liées au travail, au rendement, à la productivité et aux taux d’absentéisme des salariés.
En bref :
Une fiche de paie est un document incontournable en entreprise. Elle regroupe à elle seule une importante somme d’informations aussi utile à l’employé qu’à l’employeur. Toutes les mentions relatives aux deux partis y sont indiquées. Ainsi, le contrat qui lie entreprise et salarié est parfaitement clair.
Si vous êtes le dirigeant d’une entreprise et que vous établissez vous-même vos fiches de paie, il convient d’être tout à fait sûr de soi. En cas de besoin, il est tout à fait possible de s’adresser à un cabinet d’expert-comptable.