Conduire une réunion, ça ne s’improvise pas !

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Savoir comment conduire une réunion est une obligation dans une entreprise. En effet, cela permet de faire en sorte que ce moment de travail commun soit productif et dynamique.

Afin d’éviter d’assommer les participants et de produire l’effet inverse à celui escompter, il convient de prendre les rennes de cette phase de travail comme il se doit.

C’est pourquoi le manager devra savoir comment piloter ses équipes et interagir avec elles, pour que tous puissent participer activement et de façon collective à la discussion, ainsi qu’aux prises de décision.

La finalité d’une bonne conduite de réunion est, bien entendu, de pouvoir permettre à chaque collaborateur d’atteindre ses objectifs et de mener à bien les différents projets de l’entreprise.

Pour bien conduire une réunion, il convient alors de maîtriser les différents outils mis à sa disposition dans la salle de réunion, mais aussi et surtout, de connaître les différentes techniques d’animation d’une discussion de groupe.

Ce sont justement les différents sujets que nous abordons ici. Focus.

La préparation de la réunion, une étape essentielle

Une réunion ne peut pas être organisée sans avoir été préparée au préalable (sauf réunion d’urgence bien sûr). La préparation est en effet une étape essentielle qui va permettre de s’assurer de son bon déroulement et de son efficacité une fois que l’on se retrouve face aux collaborateurs.

Préparer une réunion consiste principalement à :

  • Établir la liste des participants
  • Organiser la liste des sujets à aborder
  • Fixer les objectifs à atteindre
  • Préparer les documents et supports utiles

C’est simple, rien ne doit être laissé au hasard, tout doit être pensé à l’avance dans la mesure du possible. Le but d’une réunion est de booster la productivité de chaque membre de l’équipe, de trouver des débuts de solutions aux différentes problématiques posées, afin de fournir un travail commun dynamique.

Par ailleurs, en tant qu’organisateur de la réunion, il convient de se rendre dans la salle de meeting au moins une demi-heure à l’avance, afin de vous assurer que les différents outils qui seront utilisés pendant la réunion soient bien disponibles et opérationnels (vidéo projecteur, feutres pour tableau, wifi, etc.).

Non seulement vous gagnerez en efficacité, mais en plus, vous serez plus à même de conduire votre réunion sans stress et en toute quiétude.

À ne pas oublier : quelques jours avant la réunion, prenez bien soin d’informer tous les participants nécessaires à son bon déroulement et de leur fournir les documents à lire avant que celle-ci n’est lieu. Ainsi, tous pourront être fin prêts le jour J.

Définir la méthode d’animation à adopter

Le style d’animation diffère selon le chef de réunion. Certains sont en effet plus à l’aise avec certaine méthode que d’autre. Dans tous les cas l’objectif reste le même : diriger une réunion productive et dynamique.

Voici pour y parvenir, les différentes solutions de management :

  • la solution managériale directive : le leader de réunion prend les rennes, ainsi que le fil de la discussion, il n’autorise que très peu d’échange avec les différents collaborateurs.
  • la solution managériale coordinatrice : il s’agit de l’une des meilleures options ayant cours, puisque chaque participant peut prendre part aux échanges. Dans le même temps, l’animateur s’assure que l’ensemble reste structuré.
  • la solution managériale facilitatrice : dans ce style de réunion, le manager laisse les différents participants intervenir librement tout en gardant un contrôle discret de la réunion.

Attention, quelle que soit la solution adoptée, un point reste cependant essentiel : si vous vous apercevez que votre réunion prend un mauvais tournant et que certains participants commencent à décrocher, il faut réagir vite.

Le dénominateur commun à toute réunion est que la dynamique reste productive, et qu’aucun membre de l’auditoire ne commence à piquer du nez pendant les échanges.

Choisir un format de réunion adapté

Encore une fois, une réunion peut se dérouler selon plusieurs schémas. Celui-ci varie en fonction de plusieurs critères, et notamment, des sujets abordés, des objectifs à atteindre, de la méthode d’animation choisie, etc.

En tant que manager et organisateur de la réunion, il faut alors être conscient du type de réunion que vous présiderez. En effet, il en existe plusieurs :

  • Réunion d’information : dans ce format de réunion, les participants sont passifs, seul le chef de réunion s’exprime et transmet diverses informations à ses collègues.
  • Réunion de revue : ce type de réunion est très souvent organisé au cours d’un projet. Il permet de faire un point sur l’avancée des travaux en cours, et de recadrer les choses en cours de route afin que l’objectif puisse être atteint dans les délais impartis. Chaque collaborateur ou service évoque alors ses propres avancées, et peut en profiter pour formuler d’éventuelles questions.
  • Réunion de résolution de problèmes : ce type de réunion peut survenir à tout moment au cours de la réalisation d’un projet. Elle permet de mettre un terme à une situation problématique, ou de recadrer les équipes concernant un éventuel dysfonctionnement.
  • Réunion de prise de décision : le manager réunit ses équipes afin de prendre une décision concernant le projet en cours.
  • Réunion d’échange : les différents collaborateurs du projet sont invités à participer à une réunion où chacun devra s’exprimer activement sur différents sujets préparés par le manager.

Préciser le type de réunion pour lequel vous réunissez vos collaborateurs leur permettra de mieux comprendre les objectifs de la réunion, et ce que l’on attend de leur participation. Il faut donc être précis et explicite à ce sujet afin de s’assurer leur concours.

Organiser le déroulement de la réunion, entrez dans le vif du sujet

Cette quatrième étape est le moment de structure votre réunion, comment va-t-elle se dérouler ? Il faut alors planifier l’organisation des éléments suivants :

  • Sujet de la réunion et ordre du jour
  • Lieu, date, horaire, et durée
  • Liste des participants, rôle de chacun, et objectifs à atteindre

Dans un second temps, il convient également de préparer le contenu des principales phases de la réunion afin que le déroulé soit fluide le jour J :

  • Introduction (saluer les participants, énoncé de l’ordre du jour…).
  • Production (énoncé des sujets, problématiques à traiter, gestion des éventuels conflits, etc.).
  • Conclusion (synthèse du contenu de la réunion, rappel des décisions prises, etc.).

Vous savez à présent comment organiser une réunion de façon optimale, il ne vous reste plus qu’à passer à l’action !

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