La salle de réunion est un espace de travail collectif très important au sein d’une entreprise. En effet, la plupart des effectifs d’une entreprise y passent de nombreuses heures.
Ainsi, afin que ces heures de travail soient aussi productives que possible, il est important que la salle de réunion soit correctement équipée et bien configurée.
C’est pourquoi nous avons décidé de consacrer un article complet sur ce thème. Pour découvrir tout ce qu’il faut savoir à ce sujet, soyez donc bien attentif à ce qui suit.
Bien exploiter l’espace disponible
La première chose à faire avant d’acheter du mobilier, est de préparer le plan de votre salle de réunion. Il est en effet important d’optimiser l’espace disponible.
Il ne faut donc pas prévoir plus de meubles que ce que la surface totale vous permet d’installer. En revanche, il faut tout de même qu’il y ait suffisamment de place et de plan de travail pour accueillir un maximum de collaborateurs, et que tout le monde puisse travailler correctement.
Après avoir pris les mesures de votre pièce, il faudra tracer un petit schéma en dessinant la table de réunion aux bonnes dimensions ainsi que le nombre de chaises à prévoir. Pour repère, sachez qu’il faut environ 65 cm de longueur linéaire par personne assise.
La pièce ne doit pas être surchargée, et des espaces de circulation d’au moins 1 mètre doivent permettre de laisser les collaborateurs circuler de façon fluide tout autour de la table.
Il faut aussi que la salle de réunion qui est à équiper, soit une pièce suffisamment spacieuse et lumineuse. Afin de rendre l’espace agréable, il ne faut qu’une sensation d’étouffement et d’oppression se créer au moment où la salle se remplie de monde.
Quelques meubles additionnels peuvent également être prévus, notamment pour ranger quelques consommables de type stylos, feuilles, etc.
Enfin, un espace facultatif de confort pouvant accueillir une machine à café et un frigo d’appoint peut également être une excellente idée pour offrir plus de confort, à condition, bien entendu, que l’espace le permette.
Bien choisir le mobilier de la salle de réunion
Les éléments de mobilier doivent être choisis de façon adéquate pour que les réunions se déroulent de la meilleure des façons. Il est important que l’environnement de la salle de réunion soit propice à l’échange, et favorise un travail productif et dynamique.
Pour cela, le mobilier est très important et y fait pour beaucoup. Il doit être confortable, ergonomique, mais également joliment choisi.
Ainsi, vos collaborateurs n’auront aucun mal à passer plusieurs heures en réunion sans avoir mal au dos, sentir leur tête bouillonner, ou avoir la désagréable sensation d’être engourdi à cause de chaises bas de gamme.
La table de réunion :
La table de réunion est très importante. Elle doit être spacieuse et fonctionnelle. C’est véritablement l’élément principal et phare de la salle de réunion. Les participants devront s’y sentir à l’aise et devront pouvoir y travailler convenablement.
Quant à la forme (ronde, carrée, ovale, rectangulaire, etc.), elle devra correspondre à la dimension de votre pièce, un détail que vous aurez pris soin de noter à l’étape précédente.
Par ailleurs, les tables de réunion les plus sophistiquées disposent également de fonctionnalités supplémentaires comme des prises permettant de connecter les ordinateurs portables des participants. Il s’agit d’un détail pratique et fonctionnel très important qui peut faire la différence entre les différents modèles disponibles pour les professionnels.
Les chaises :
Pour les chaises, il est recommandé d’opter pour des modèles ergonomiques en résine, ou encore mieux, garnies d’un rembourrage moelleux.
Quelques chaises d’appoint pliables ou empilables supplémentaires peuvent être achetées afin de pouvoir rajouter quelques places assises en cas de forte affluence dans la salle de réunion.
Les meubles de rangement et meubles d’appoint :
Afin que la salle de réunion reste correctement rangée en toutes circonstances, il convient d’y installer quelques meubles de rangement.
D’une part, vous pouvez installer des petits meubles de rangement modulaires à placer sous la table de réunion. D’autre part, vous pouvez rajouter quelques meubles bien placés (étagères murales, armoires de rangement, …) qui ne devront en aucun cas perturber l’espace de la salle de réunion.
Quels sont les accessoires et outils de travail adaptés ?
De nombreux accessoires et outils de travail innovants permettent aujourd’hui de dynamiser les réunions d’entreprise et d’optimiser la productivité du groupe. Il s’agit notamment de chevalets de table, de tableau blanc, de post-it XXL, de mur d’écriture, etc.
D’autre part, il existe plusieurs autres accessoires qui peuvent permettre de favoriser le bien-être des participants. Des éléments qui permettront à tout le monde de rester concentrés, même pendant de longues heures de réunion ou de brainstorming. Il s’agit, par exemple, de machine à café, à thé, de fontaine à eau, de coffret à snacks, etc.
Ce type d’investissement supplémentaire est aussi un bon moyen de pouvoir faire des pauses conviviales, et de souder les équipes. Vous verrez que les retombées n’en seront que très positives.
Le vidéoprojecteur, l’accessoire incontournable de vos salles de réunion :
Un vidéoprojecteur est un autre accessoire très important dans une salle de réunion. C’est véritablement un outil incontournable. À installer au plafond ou sur un pan de mur, il permettra d’animer et d’illustrer les réunions.
L’installation d’un appareil comme celui-ci requiert également d’installer un écran de projection ou de disposer d’un pan de mur blanc libre pouvant servir d’écran. En outre, l’éclairage doit pouvoir être adapté pour une meilleure visibilité. Un variateur de lumière ou des rideaux occultants sont alors des options à envisager.
Dernier point à prendre en compte : la sonorisation. Celle-ci doit être parfaite afin que l’efficacité du vidéoprojecteur soit optimale.
Réunion informelle, quel mobilier prévoir ?
Au sein d’une entreprise, il arrive de plus en plus souvent que des réunions impromptues aient lieu au milieu des couloirs, à côté de la machine à café, etc.
C’est pourquoi, afin de les encourager et de les rendre plus agréables, il est possible d’installer quelques tables hautes à plusieurs endroits dans les locaux de l’entreprise.
Les réunions de ce type sont excellentes, elles favorisent le travail d’équipe et la cohésion entre les différents membres de la société.
Vous savez à présent comment installer votre salle de réunion comme un pro. C’est donc le moment de passer à l’action !