Comment laisser un message efficace sur un répondeur

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Souvent, les membres de l’équipe commerciale se retrouvent à passer des appels téléphoniques professionnels dans le cadre de leurs missions. Et il arrive parfois que les destinataires n’aient pas la possibilité de répondre, c’est alors que les répondeurs téléphoniques prennent le relais.

Dans ce cas précis, le commercial ne doit absolument pas baisser les bras. Son objectif est de laisser une trace forte et d’optimiser ses chances d’être rappelé au maximum. Il ne faut pas oublier que ces derniers, clients ou prospects, peuvent être fortement sollicités par de nombreux appels similaires tout au long de la journée.

Le but est donc de se démarquer en laissant un message qui amorce le contact avec un client, ou potentiel client, de façon saine et positive. Une démarche, dont le but est d’encourager le client à rappeler le commercial en retour, qui se doit d’être prise en compte dans votre stratégie marketing et commerciale.

Voici donc en 4 étapes, comment laisser un message professionnel efficace et percutant sur le répondeur téléphonique de vos clients.

1 - Employer un ton adapté

Un message téléphonique doit être rapideclair, et précis. Vous n’aurez pas beaucoup de temps pour convaincre le destinataire de l’appel de vous recontacter. C’est pourquoi, le contenu du message, tout comme la forme de celui-ci, doivent être irréprochables.

Ainsi, le ton adopté doit absolument dégager un sentiment de confiance et être agréable. Sans être monotone, le message devra être vif, rythmé, et ne pas contenir de blanc, ou de moment d’hésitation. En effet, si celui-ci créé le moindre doute chez la personne qui l’écoute, alors elle n’aura pas envie de vous rappeler.

Ce message représente la première image de votre entreprise, mais également celle du commercial auprès de son potentiel client. Ainsi, pour optimiser ses performances, il convient de s’entraîner avant de laisser un message.

En tant que commercial, n’hésitez pas à vous entraîner avec vos collègues jusqu’à obtenir une version parfaite de votre message professionnel. Assurez-vous que tout y soit : ton adéquat, contenu pertinent, rythme soutenu sans être martelant non plus.

Le mieux est même de rédiger votre message sous forme de scénario papier, afin de pouvoir le relire à chaque fois que cela s’avère nécessaire, et ainsi, gagner en efficacité.

2 - Apporter un soin particulier à sa présentation

Rapide, clair, et précis, mais surtout pas bâclé. Un message téléphonique commercial doit se faire dans les règles de l’art. Il est donc, hors de question de faire l’impasse sur les présentations. Un message téléphonique doit toujours commencer de la même manière, c’est-à-dire par un « Bonjour » personnalisé avec nom de la personne contactée. Cette démarche, plus chaleureuse, entraîne généralement une meilleure qualité d’écoute.

Dans un deuxième temps, le commercial se présente (nom, prénom) et présente le nom de sa société. Autant d’éléments obligatoires pour permettre à l’interlocuteur de bien comprendre le message.

3 - Expliquer clairement l’objet de l’appel

Là encore, pas de place pour un message flou ou des explications à rallonge. Un message commercial peut avoir plusieurs objectifs : prendre un rendez-vous, présenter un nouveau produit ou une nouvelle offre, transmettre une information ou une invitation, etc.

Dans tous les cas, le message doit rester concis. Il faut aussi qu’il attise la curiosité de l’interlocuteur, car ne l’oublions pas, l’objectif est avant tout d’être rappelé.

Pour y parvenir, il faut garder une part de mystère. Cela permettra de raccourcir le message et d’augmenter les chances du commercial d’être recontacté. Il faut susciter l’envie d’en savoir plus…

Pour cet exercice, le commercial peut se mettre dans la peau du prospect et réfléchir aux informations qui seraient les plus susceptibles de l’intéresser.

4 - Clôturer le message avec brio

La fin du message doit être aussi percutante que l’ensemble du contenu. C’est le moment de clore en laissant ses coordonnées afin d’être rappelé.

Pour plus d’efficacité, on optera pour un numéro de téléphone direct, c’est-à-dire un numéro de téléphone portable afin que le lien puisse être direct et éviter que le prospect ou le client ne se retrouve sur un standard au moment de rappeler. Les adresses mail trop compliquées et longues à épeler son à éviter.

Concernant le numéro de téléphone, celui-ci doit être énoncé distinctement, et pas trop rapidement, pour laisser à l’interlocuteur le temps de le noter. Il peut être accompagné de façon polie par une phrase telle que : « Je me permets de vous laisser mes coordonnées afin que vous puissiez me rappeler ».

En fin de message, on n’oublie pas de saluer en ouvrant une porte pour un éventuel feed-back, avec un « A bientôt j’espère ».

Le saviez-vous ?

Avec des opérateurs spécialisés dans le mailing vocal comme la plateforme Mailingvox, il vous est possible de gérer des campagnes direct répondeur, en envoyant des messages vocaux à une liste de clients / prospects pré-établie.

Message commercial, les erreurs fatales à ne pas commettre

Il y a plusieurs erreurs de débutant qu’il faut absolument éviter lors de l’envoi d’un message commercial. Un manque de rigueur pourrait tout simplement entraîner un désintérêt complet de la part du destinataire, et donc, une perte de temps complète pour le commercial.

Il s’agit notamment des erreurs et indélicatesses suivantes :

  • Parler trop longuement et laisser un message interminable.
  • Parler d’une manière non-professionnelle et inadaptée.
  • Avoir une voix morne, ennuyeuse, et peu sûre, qui véhiculerait des émotions négatives.
  • Oublier d’utiliser des formules de politesse.

Sachez d’ailleurs qu’un message énoncé avec le sourire se ressentira à l’écoute. C’est pourquoi il est conseillé de s’entraîner à le dire de cette façon avant de passer un premier appel. Rappelez-vous que tout ce qu’un prospect redoute, c’est de devoir écouter un message glacial et débité avec ennui.

En conclusion

Un message commercial ne doit en aucun cas être pris à la légère. Laisser un message sur un répondeur revient à investir du temps. Ce temps doit donc être optimisé en mettant toutes les chances de son côté afin qu’il provoque une réaction auprès de son destinataire.

Pour cela, voici un bon exemple de message téléphonique qui pourrait vous inspirer. Il s’agit d’un commercial souhaitant convier un prospect à un événement organisé par sa société.

« Bonjour Monsieur X. Je suis (nom et prénom du commercial), société Y. Vous nous connaissez peut-être déjà  ? Je vous contacte au sujet de l’évènement Z auquel nous souhaiterions vous convier. J’aurais aimé vous en parler davantage car je suis convaincu que celui-ci pourrait vous intéresser. Je me permets de vous laisser mon numéro de portable où vous pouvez me joindre directement. Il s’agit du 06 … À bientôt j’espère. »

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