Une entreprise qui souhaite s’assurer des performances optimales au travers d’une exploitation optimale se doit aujourd’hui de posséder un tableau de bord commercial.
Celui lui participe en effet, dans le cadre d’un plan comptable global, à mettre en œuvre ses ressources et à atteindre ses objectifs selon une stratégie et une politique préalablement réfléchies.
La gestion commerciale d’une structure joue un rôle de premier ordre dans le fonctionnement et le développement d’une entreprise. C’est pourquoi il est impossible d’ignorer la nécessité d’un tableau de bord pertinent et performant en tant que support principal de travail.
Gestion des données clients, suivi de commande (devis, factures, règlements), suivi des fournisseurs, administration des stocks, etc. autant de variables sur lesquels un tableau de bord offre une vision globale et précise.
Afin de mieux comprendre l’envergure de ce support et les nombreuses possibilités qu’il offre, nous vous proposons de découvrir notre article complet et dédié à ce sujet.
Allons-y !
Qu’est ce qu’un tableau de bord commercial et quels sont ses objectifs ?
Le tableau de bord commercial, aussi appelé « dashboard », est un outil de gestion et de pilotage utilisé en entreprise.
Il s’articule généralement autour de deux pôles :
- Les ventes globales
- Les performances de chaque commercial
Afin que le tableau de bord soit fonctionnel et performant, il convient que les données qui y soient prises en compte soient :
- Limitées en nombre
- Evolutives et en cohérence avec les besoins de l’entreprise
- Suivies par l’ensemble de l’équipe commerciale afin d’avoir un réel impact sur les activités
En offrant une vision nette, chiffrée et instantanée des données de performances, le tableau de bord fournit une aide précieuse lors de la prise de décision commerciale. Il sert d’ailleurs autant aux managers et à leurs équipes de vente, qu’à la direction.
Si le tableau de bord est souvent confondu avec le reporting commercial, en réalité il ne s’agit pas des mêmes supports. Le reporting informe simplement, alors qu’au contraire, le tableau de bord est un véritable outil de pilotage et de management qui se place dans l’action.
En effet le dashboard, grâce à l’aperçu complet qu’il fournit, permet de prendre des décisions positives pour assurer le développement croissant de l’entreprise. Cela est en partie rendu possible par l’analyse de différents KPI, aussi appelés indicateurs de performance, sur lesquels nous reviendrons plus bas dans cet article.
Qui sont les principaux utilisateurs d’un tableau de bord commercial ?
En conditions réelles, les principaux utilisateurs du dashboard sont ceux qui ont la nécessité de suivre l’activité commerciale de l’entreprise en temps réel. Cela inclut donc l’ensemble des responsables de vente et acteurs de terrain comme :
- Les directeurs de points de vente
- Les managers
- Les commerciaux
- Les inspecteurs de vente
Globalement, les principales variables à suivre concernent le nombre de vente de produits et/ou de services en fonction des points de vente et de leur zone géographique sur une période donnée. Selon les besoins de chaque entreprise, la période d’évaluation peut varier de journalière, à hebdomadaire, mensuelle, etc.
En pratique, plus la période est large, plus le tableau de bord offre une vision complète et globale.
Quels sont les principales fonctionnalités d’un tableau de bord commercial performant ?
Un tableau de bord permet d’effectuer plusieurs tâches et de prendre connaissance de nombreuses données sur les performances commerciales de l’entreprise.
Grâce à ses principales fonctionnalités, il est notamment possible :
- De donner des consigner de travail aux équipes commerciales
- D’adapter la stratégie commerciale et les objectifs de l’entreprise
- D’évaluer la réalisation des objectifs fixés grâce à une analyse en temps réel
- D’améliorer sa connaissance de son portefeuille client
- D’évaluer la situation commerciale en temps réel et mettre en place un plan d’action cohérent avec les besoins du moment
- De recevoir des alertes en cas d’écart ou de manquement aux objectifs visés afin de réagir rapidement
- De limiter les réunions de travail et reporting quotidien
- D’améliorer la communication et la transmission d’information au sein de l’entreprise
Pourquoi le choix des KPI est il si important pour assurer le succès des commerciaux ?
Les KPI ou indicateurs de performance représentent des leviers d’action pour les commerciaux. Ceux choisis en fonction de la stratégie commerciale de chaque entreprise participent pleinement au succès de la force de vente.
Ce n’est en effet pas pour rien que les KPI sont surnommés les facteurs clés de succès. Grâce à eux, l’équipe commerciale est en mesure d’évaluer ses performance et d’engager les actions nécessaires afin d’aller toujours plus loin pour atteindre les buts fixés.
En règle générale, voici les donnés qui doivent être ciblées :
- Objectifs commerciaux : nombres de prospect contactés, nombre de rendez-vous obtenus, etc.
- Résultats commerciaux : évolution du chiffre d’affaire, des marges de l’entreprise, de clients fidélisés, des parts de marché conquises, etc.
- Activités de vente : nombre de prospects convertis, évolution du nombre de vente sur une période donnée, etc.
Comment choisir des indicateurs de performance pertinents en fonction des besoins de l’entreprise ?
Le choix des KPI doit toujours se faire en fonction des besoins de l’entreprise et de ses objectifs commerciaux. Parce qu’ils sont très nombreux, il n’est pas possible de tous les prendre en compte. Précision et pertinence sont la clé. En moyenne, le choix d’environ 10 KPI est recommandé.
Par contre, il faut noter que les KPI d’un tableau de bord commercial peuvent évoluer, et il est possible d’en changer en cours de route.
Les 4 règles d’or pour choisir des KPI sont :
- Choisir des indicateurs de performance qui correspondent aux besoins de l’entreprise,
- Qui répondent à la situation actuelle de l’entreprise,
- Qui permettent d’évaluer le pourcentage d’atteinte des objectifs,
- Qui sont suffisamment simples et clairs pour être compris.
Voici un aperçu des différents KPI qu’il est possible de sélectionner au sein d’un tableau de bord commercial :
- CA par vendeur
- CA réalisé par rapport au CA attendu
- Marges par vente
- Nombre de nouveaux clients
- Nombre total de commandes
- Nombre de commandes annulées
- Pourcentage de transformation par commercial
- Pourcentage de vente par commercial
- Taux de fidélisation client
- ...
Le choix des KPI n’est jamais focalisé uniquement sur les performances liées au chiffre d’affaire. Afin d’avoir une vision globale, il faut prendre en compte des données plus largement et notamment en ce qui concerne la mise en œuvre des actions marketing, du plan d’action commercial, des performances de la force de vente, etc.
Comment élaborer un tableau de bord commercial ?
Un tableau de bord commercial est propre à chaque entreprise dans la mesure où les données qui y sont étudiées sont uniques et propres à chaque structure.
Il se présente sous forme de tableaux et de graphiques qui permettent de visionner et de comprendre un certain nombre d’informations de façon claire et précise.
Pour le concevoir, plusieurs solutions sont possibles parmi lesquelles : le logiciel Excel, les logiciels de gestion commerciale ou encore des systèmes d’information plus global.
La création d’un tableau de bord commercial se fait en 4 temps où il faut :
- Identifier les facteurs clés de succès et les objectifs commerciaux selon la stratégie de vente de l’entreprise.
- Sélectionner 10 KPI pertinents.
- Choisir des responsables de collecte de données / ou choisir un outil permettant l’automatisation des données.
- Choisir l’outil et le mettre en œuvre (test, ajustements, lancement et prise en main par les collaborateurs concernés).
Quelles sont les meilleures solutions logicielles du marché ?
Pour ce qui est du tableau de bord commercial, il ne fait aucun doute que l’utilisation d’un logiciel adapté est une véritable nécessité.
Tableur Excel
D’une part, il y a le logiciel Excel, qui grâce à des fonctionnalités très avancées pour utilisateurs aguerris peut se révéler parfaitement utile pour une telle utilisation.
En revanche, il est impossible de nier que son mode de fonctionnement est très chronophage et donc peu adapté au traitement de données en quantité.
D’autres outils plus mobiles et collaboratifs représentent un choix plus pertinent pour la mise en place et l’exploitation d’un tableau de bord commercial.
Il s’agit de solutions logicielles en mode SaaS dont les fonctionnalités sont spécialement conçues pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises en termes de pilotage et de gestion commerciale. En voici quelques exemples.
SAGE 100 C Gestion commerciale
Le logiciel Sage 100 C Gestion Commerciale est une solution très prisée des ETI et des PME, et pour cause !
Ce logiciel est parfaitement adapté à la gestion commerciale de ce type de structure. Il offre une vision globale et permet aussi bien de gérer les ventes, que des achats, la gestion des stocks, la facturation, … le tout avec un suivi en temps réel.
Son tableau de bord et ses fonctionnalités sont très complètes et répondent parfaitement aux besoins que peut avoir une équipe commerciale, avec :
- Le suivi précis et instantané du CA
- La gestion complète des devis, factures et suivi de règlement
- La gestion des stocks
- Le suivi des clients
- Les rapports des commerciaux
- Le suivi des commandes
- Le suivi des commissions des commerciaux
Sage est un logiciel puissant et fiable qui a su se faire une place au sein de nombreuses structures en France et à l’étranger.
TRADE.EASY
Si votre société évolue dans le secteur de l’import/export de marchandises, ce logiciel est fait pour vous. Mais TRADE.EASY s’adresse également aux TPE, PME, sociétés de négoce, de trading et de courtage.
Grâce à lui, les données concernant la gestion commerciale (achat, revente) et la prospection de nouveaux clients sont simplifiées et rationalisées.
Voici quelques une de ses fonctionnalités les plus intéressantes :
- Gestion globale de la logistique de transport de marchandises (documents douaniers, réglementation, etc.)
- Gestion des portefeuilles clients
- Suivi des commandes (Tracking des colis, emailing évolution commande client, etc.)
- Suivi de la trésorerie
- Rapport d’activité commerciale
- Messagerie intégrée
A noter que TRADE.EASY dispose d’un avantage majeur en proposant un pilotage en plusieurs langues et plusieurs devises.
IDYLIS
IDYLIS est une solution logicielle complète et conçue en France qui s’adresse principalement aux TPE, PME et sociétés de négoce et de service.
Il s’agit d’un logiciel de pilotage d’entreprise tout-en-un qui inclut toutes les données relatives à la gestion d’une structure dans sa globalité. Gestion commerciale, mais aussi comptabilité, gestion des salaires et bien plus encore !
Le tout est proposé avec une interface simple à utiliser et personnalisable aux couleurs de chaque entreprise. Une solution idéale qui propose des fonctionnalités très abouties telles que :
- Gestion et réalisation des devis et factures
- Suivi des règlements clients
- Migration des données simplifiées
- Gestion des stocks
- Suivi des activités commerciales
- Gestion des opérations marketing
- Gestion comptable
- Gestion des ressources humaines
- Tableau de bord commercial
Idylis est sans aucun doute une solution très complète et performante capable d’accompagner les entreprises au quotidien.
Tableau de bord et télétravail
Depuis maintenant plusieurs mois, le télétravail s’est largement déployé, en lien avec la crise sanitaire mondiale. Les outils de management, comme le tableau de bord, n’ont jamais eu autant de succès. Il n’est pas difficile de le comprendre, surtout si vous avez lu notre page avec attention.
Si nous prenons un exemple concret avec le métier de téléprospecteur, où les salariés travaillent à distance de l’entreprise et en totale autonomie, il est plus que nécessaire de suivre les fichiers clients et les commandes effectuées. Il est aussi important de pouvoir le faire de manière individuelle, afin d’apporter de l’aide aux téléprospecteurs en difficulté et de faire des ajustements en temps réel.
C’est aussi une grande aide pour le salarié. Si vous envisagez de continuer à travailler depuis chez vous, en faisant de la prospection de clients, dans le but de leur vendre les produits ou services d’une société, cela peut vous permettre de mieux cibler vos prospects et ainsi d’améliorer vos ventes. Vous pouvez notamment repérer plus facilement les appels productifs en fonction :
- des secteurs géographiques
- de la tranche d’âge des clients
- des produits ou services qui fonctionnent le mieux
Le dashboard peut aussi vous permettre de suivre l’atteinte de vos objectifs et de vérifier les consignes de votre employeur. Cela vous permettra d’obtenir des primes pour augmenter votre salaire. Si vous désirez en savoir plus sur ce métier, nous vous invitons à cliquer sur ce lien.
Comme vous le voyez, l’utilisation d’un tableau de bord dans le monde du télétravail est indispensable, aussi bien pour l’entreprise que pour les salariés. Tout le monde a à y gagner, puisqu’une meilleure efficacité aura forcément un retentissement sur le chiffre d’affaires, et donc, sur les salaires de chacun. En plus, un dashboard offre l’avantage de ne pas devoir être en continu derrière ses employés, ce qui est souvent mal vécu.
En conclusion
Le tableau de bord commercial est un outil évolutif qui permet sans aucun doute de gérer plus habilement les activités commerciales d’une entreprise.
Le tableau de bord s’inscrit dans la continuité d’une gestion globale et performante qui intègre également divers modules de comptabilité ainsi qu’un CRM.
C’est par la synergie de ces différents outils qu’une entreprise est capable d’avoir une vision très précise de ses actions, leurs impacts, leurs forces et leurs faiblesses.
Le tableau de bord est donc au cœur de l’activité d’une entreprise et représente un outil indispensable de gestion et de pilotage. Grâce à ce support, le management passe à un niveau supérieur et permet d’améliorer de façon visible les performances commerciales d’une structure en englobant la gestion des clients, des collaborateurs, des marchandises et services.
Connaître ses axes de réussite et d’amélioration grâce à l’étude de données fiables, vérifiables et quantifiables est aujourd’hui un excellent moyen d’assurer son succès !